複雑な業務のシステム化により、工数75%削減を達成

株式会社アルファライズ

BtoBイノベーション事業部　濱口 龍馬 様

Overview
新電力事業を展開するアルファライズ様では、請求業務や代理店向けインセンティブ計算など、複雑な業務運用に課題を抱えていました。アドグローブは業務整理からシステム構築までを支援し、手作業中心の業務を大幅に効率化。本記事では、その取り組みについてお話を伺いました。

御社のサービスについて教えてください。

アルファライズ濱口様

2018年に新規事業として新電力サービスを立ち上げました。電力小売事業者としてお客様に電力を提供していますが、送配電は地域の電力会社が担っています。私たちは主に請求業務を中心としたサービス運営を行っています。

アドグローブ近藤

社内での位置づけはいかがでしょうか。

アルファライズ濱口様

現在はグループ内でも主要な事業の一つとして成長しており、今後の柱となるよう獲得を進めている状況です。

システム導入前はどのような課題がありましたか。

アルファライズ濱口様

事業開始当初はコンサルティング会社が提供するシステムを利用していたのですが、請求書が正しく出力されないことがありました。また、業務全体がアナログで、請求内容はすべて目視で確認していました。

電力料金の計算は非常に複雑で、段階的な課金体系もあるため、計算結果の妥当性を担保するには一件ずつ確認せざるを得ない状況でした。

アドグローブ近藤

かなり負担が大きそうですね。

アルファライズ濱口様

そうですね。特に大変だったのが代理店へのインセンティブ計算です。代理店ごとに契約条件が異なるため、Excelで数式を組んで手作業で計算していました。

数百件規模のデータを2人で処理していたので、時間もかかりますし、どうしてもミスが発生してしまう状況でした。

弊社を選んでいただいた理由を教えてください。

アルファライズ濱口様

もともと別の会社に既存の社内システムの保守を依頼していたのですが、レスポンスの遅さなどに課題がありました。そんな中でアドグローブさんに保守をお願いすることになり、対応のスピードや柔軟さに驚きました。

既存のシステムもすぐに理解して対応していただけたので、そのまま開発もお願いしたいと思いました。

アドグローブ近藤

同じビルというご縁もあり、対面でのコミュニケーションが取りやすい環境でしたね。

アルファライズ濱口様

そうですね。直接画面を見ながら相談できたので、認識のズレも少なく、スムーズに進められたと思います。

「5分後にそちらのオフィスへ伺います」という形で打ち合わせしていましたね。

導入時の進め方について教えてください。

アルファライズ濱口様

まずは要件定義からスタートしました。請求計算のロジックや単価設定、インセンティブ条件などを一つずつ整理していきました。

入金処理やマスタ定義、月次資料のフォーマットなども含めて、業務全体を洗い出していった形です。

アドグローブ近藤

開発はどのように進みましたか。

アルファライズ濱口様

フェーズごとに段階的に進めていただきました。途中で「請求計算も自動化したい」といった要件変更もありましたが、柔軟に対応していただきました。

開発の途中でシステムを見せてもらった際に、今まで手作業でやっていた業務がボタン一つでできるようになっていて、とても驚いたのを覚えています。

導入後の効果について教えてください。

アルファライズ濱口様

一番大きいのは工数削減です。これまで2人で対応していた業務が、現在は0.5人月程度で対応できるようになりました。

また、計算の正確性が向上し、確認作業の時間も大幅に削減されました。その分、分析業務や営業活動に時間を使えるようになったのも大きな変化です。

今後の展望について教えてください。

アルファライズ濱口様

現在は既存のお客様や代理店に対して継続的にサービスを提供しています。大きく件数を増やすというよりは、既存のお客様との関係を大切にしながら運用していく方針です。

実際に「引っ越しても使いたい」と言っていただけるお客様もいらっしゃるので、そういった信頼関係を今後も大切にしていきたいと考えています。

濱口様、このたびは弊社の評価やプロジェクト当時のエピソードなど、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

本プロジェクトでは、以下のような点を重視して開発に取り組みました。

• 複雑な請求業務やインセンティブ計算など、アナログ運用となっていた業務を分析し、システム化によって運用工数の削減と人的ミスの防止を実現すること

• 業務フローや運用ルールを丁寧に整理し、現場の業務に即したシステムを構築すること

• 開発途中で発生した要件変更にも柔軟に対応し、お客様と密にコミュニケーションを取りながらプロジェクトを推進すること

アドグローブでは、業務分析や既存システムの調査、要件整理といった上流工程から、システム開発・保守運用までワンストップでご支援しています。

「現場の業務をもっと効率化したい」「既存システムを見直したい」「業務内容が複雑でどこから手を付ければよいかわからない」といったお悩みがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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